Vor einigen Wochen bin ich gefragt worden, ob ich nicht Lust hätte einen kleinen Review zu Lookeen, einer Outlook Erweiterung, zu verfassen. Zu diesem Zeitpunkt war ich leider mitten in einer Klausurphase, was diesen Bericht um ein paar Wochen verzögert hat. Leider bin ich zur Zeit immer noch recht stark eingebunden, aber hier ist mein Bericht :)-

Über Lookeen

Lookeen ist eine Outlook Erweiterung aus dem Hause Axonic. Die Erweiterung soll es dem Anwender ermöglichen, in sehr kurzer Zeit seine gesamten E-Mails + Anhängen und großen Archiven nach Suchbegriffen zu durchsuchen.

Die Installation

Da Lookeen in .Net geschrieben ist, ist hier das .Net Framework Voraussetzung um Lookeen zu verwenden. Die Installation an sich ist sehr einfach gehalten, daher bedarf es hier keinen weiteren Text und die Screenshots sollten für sich sprechen. 

Nach der Installation fängt Lookeen an alle Mails, Anhänge usw. zu indexieren, was schon einige Zeit in Anspruch nimmt (hängt von der Anzahl der Mails und der Größe der Anhänge ab). Nach der Indexierung kann Lookeen verwendet werden.

Verwendung von Lookeen

Da Lookeen eine Outlook Erweiterung ist, bettet Lookeen eine Symbolleiste in Outlook ein, über diese man Lookeen bedient.

Symbolleiste

• 1. Suche starten!
  Mit diesem Button können wir das Suchfenster von Lookeen aufrufen, Suchbegriffe eingeben und die Suche letztendlich starten.
  Um nach Begriffen zu suchen, können wir im Suchfeld dieses Fensters unseren Begriff eingeben und mit Betätigung der Eingabetaste oder mit klick auf Suche, Lookeen suchen lassen. Binnen wenigen Millisekunden zeigt uns Lookeen nun alle Mails die unseren Suchbegriff enthalten an. Habe mal einen Suchbegriff aus einem Newsletter genommen wo ich mich "nicht" für angemeldet habe...
  
  Mit dem Suchfenster lassen sich alle aus der Symbolleiste enthaltenen Aktionen ausführen.

  Erweiterte Suche
  Um unsere Suche ein wenig besser eingrenzen zu können bzw. besser spezifizieren zu können, bietet uns Lookeen noch eine erweiterte Suche an. Die erweiterte Suche befindet sich als Symbolleiste unterhalb unseres normalen Suchfeldes und lässt sich über die Schaltfläche "Erweiterte Suche ein-/ausblenden" ein- und ausblenden. In meinem Fall will ich meine Suche auf auf den 22.09.2010 und 23.09.2010 beschränken und auch nur Nachrichten von news angezeigt bekommen. Ich tippe also "20100922 TO 20100923" bei Datum ein bestätige mit der Eingabetaste und tippe "news" bei Von ein, was ich wiederum mit der Eingabetaste bestätige. Nun zeigt Lookeen mir alle Nachrichten an, die meinen Suchkriterien entsprechen.

• 2. Suchfeld
  Hier können wir unseren Suchbegriff eingeben und mit der Eingabetaste bestätigen. Hier wird dann das Suchfenster aus Punkt 1 aufgerufen und somit ein Schritt eingespart ;). Im Suchfeld werden auch Wildcards, Verkettungen und logische Operatoren unterstützt. Hier ein paar der wichtigsten Suchoptionen:
  • * = Wildcard, beliebige Zeichen. Beispiel: Wurst* <- hier wird nach allem gesucht was Wurst enthält: Wurst, Wurstwasser, ...
  • ? = Wildcard für ein beliebiges Zeichen. Beispiel: W?rst <- hier wird nach allem was WXrst wie z.B. Wurst, wärst, warst, usw. gesucht
  • *? <- lässt sich aber auch verbinden. Beispiel: W?rst* <- hier wird nach allem wie z.B. Wurst, Würstchen, wärst, warst, Warsteiner usw. gesucht
  • und, + Operator - Beispiel: Wurst und (oder +) Wasser <- hier wird nach allem was Wurst und Wasser enthält gesucht.
  • oder Operator - Beispiel: Wurst oder Wasser <- hier wird nach allem was Wurst oder Wasser enthält gesucht
  • - Operator - Beispiel: Wurst -Wasser <- hier wird nach allem gesucht was Wurst, aber kein Wasser entält. Man schließt quasi Begriffe aus.
  • Auch lässt sich gezielt in den einzelnen Bereichen einer Mail wie z.B. dem Betreff, dem Absender, usw. suchen. Diese Bereiche steuert man mit Subject:Begriff (für den Betreff), From:Name (Absender) an. Diese kann man auch mit den einzelnen Operatoren verknüpfen und oder Begriffe und oder Absender ausschließen.
• 3. Lookeen Analytics
  Bei Lookeen Analytics kann man sich eine Übersicht anzeigen lassen, an welchem Tage eine, bzw. mehrere Mails, die unsere Suchkriterien erfüllen, angekommen sind. Diese Übersicht lässt sich wiederum nach Tagen, Monaten, Jahren, Wochentagen oder Gesamt eingrenzen. Aber Bilder sagen mehr als 1000 Worte
  
• 4. Korrespondenz
  Hier wählt man eine Mail aus und klickt auf Korrespondenz, nun sollten einem alle Mails von dem Sender bzw. dem Kontakt angezeigt werden. Mir werden hier leider nur ankommende Mails angezeigt, schön fände ich es, wenn hier auch meine antworten mit eingebunden wären.
• 5. Mehr zu diesem Thema finden
  Hier können wir eine E-Mail aus unserem Postfach auswählen und Lookeen zeigt uns alle anderen E-Mails an, die einen ähnlichen Betreff besitzen.
• 6. Alle neuen Elemente von heute
  Wie der Name schon sagt, werden einem hier alle E-Mails vom heutigen Tag angezeigt, hier kann man die Anzeige jedoch noch mit den erweiterten Suchfeldern weiter spezifizieren.
• 7. Alle neuen Elemente dieser Woche
  Wie der Name schon sagt, werden einem hier alle E-Mails innerhalb der letzten Woche angezeigt, hier kann man die Anzeige jedoch noch mit den erweiterten Suchfeldern weiter spezifizieren
• 8. Indizierungsstand
  Hier bekommt man den aktuellen Fortschritt der Lookeen-Indexierung angezeigt.
• 9. Einstellungen und Optionen
  Wie der Name schon sagt, kann man hier Lookeen individuell einstellen und Verwalten. Hier lässt sich z.B. festlegen, welche Ordner Indexiert werden sollen, in welchen Zeiträumen die Indexierung stattfinden soll usw.
• 10. Die Hilfe ;)
  Über die Hilfe lässt sich zum einen Lookeen kaufen und registrieren, das Benutzerhandbuch einsehen, updaten, Informationen über Lookeen anzeigen, den Support aufrufen und Empfehlungen an andere senden.

Suchfenster
Die meisten Funktionen von Lookeen lassen sich direkt über die Symbolleiste ansteuern, jedoch gibt es ein paar Funktionen die man nur über das Suchfenster erreichen kann.

• 1. Zusammenfassung
  Eine in meinen Augen sehr nützliche Funktion ist die Zusammenfassung. Sie funktioniert in erster Linie wie die Antworten oder Weiterleiten Funktion von Outlook. Hier wählt man eine oder mehrere E-Mails aus und klick auf "Zusammenfassen". Nun erstellt Lookeen eine Zusammenfassung der Mail/Mails und man kann diese an Kontakte seiner Wahl versenden.
  
  Hier scheint es leider noch keine Übersetzung in Lookeen zu geben. Normalerweise sind die Texte in Lookeen aber auf deutsch!
• 2. Erweitertes Suchfenster ausblenden
  Wie der Name schon sagt, kann man hier die erweiterte Suchleiste von Lookeen ausblenden lassen. Die erweiterte Suchleiste ist im Bild unter Punkt 5 zu sehen. Bei erneutem klick auf den Button lässt sich die Leister wieder einblenden.
• 3. Monat
  Hier lassen sich alle Nachrichten innerhalb eines Monats anzeigen
• 4. Zusätzliche externe Indexquellen
  Hier lassen sich externe Indexquellen ein- bzw. ausschließen. Korrigiert mich wenn ich falsch liege, aber ich denke hier sind z.B. Quellen wie Exchange-Server gemeint. Lookeen kann nach Herstellerangaben Exchange-Server im Uncached-Mode durchsuchen. Outlook hingegen kann nur Exchange-Server im Cached-Mode durchsuchen. Weiteres zu diesem Thema hier
• 5. Erweiterte Suche
  Wie der Name schon sagt, ist dies eine erweiterte Suche, welche ich schon am Anfang meines Berichts erläutert habe.

Die wichtigsten Features im Überblick

• sehr schnelles Durchsuchen von Mails
• selbstständiges indexieren von Inhalten
• Individualisierung von Suchanfragen durch Wildcards, Operatoren...
• einschließen von Externen Quellen
• schnelles durchsuchen von Exchange-Servern im Uncached-Mode

Fazit
Lookeen ist ein sehr nützliches Tool welches einem die Arbeit um einiges erleichtert. Nicht nur, dass die Suchabläufe viel schneller von statten gehen, kann man seine Suchanfragen auch noch weiter spezifizieren und eingrenzen. Die Zusammenfassung ist eine nette Funktion, welche um einiges platzsparender als die antworten Funktion von Outlook selber ist. Hier muss man nur Abwegen, kompakt oder ausführlich. Möchte man die alte Konversation nur als Information mit anhängen um diese bei bedarf besser nachvollziehen zu können, so ist man mit der zusammenfassen Funktion bestens bedient (spart auch beim späteren Ausdrucken Papier). Benötigt man schnell eine ältere Nachricht, wird diese prompt durch Lookeen gefunden und angezeigt. Sollte die Suche viele Treffer landen, so lässt sich die Suche durch Lookeen noch weiter eingrenzen und man braucht nicht die gesamten Nachrichten zu durchsuchen. Somit eignet sich Lookeen bestens für Unternehmen und dessen Mitarbeiter. Ich persönlich bin zwar hauptberuflich Student :D aber auch nebenberuflich als Schreibtischtäter angestellt. An meine Firmenmailadresse kommen täglich die unterschiedlichsten Nachrichten von Mitarbeitern, anderen Unternehmen, Kunden und natürlich auch Werbung. Somit weiß ich aus eigenen Erfahrung wie nervig es sein kann, wenn wer nach einer alten Mail fragt oder ich mir eine alte Mail nochmals auf den Schirm holen möchte. So ist man teilweise etwas länger mit der Suche nach dieser einen Mail beschäftigt. Lookeen kann hier Abhilfe schaffen und den Workflow angenehmer gestalten.

Abschließend möchte ich mich bei dem Unternehmen Axonic dafür bedanken, dass sie mir eine Lizenz zum Testen zur Verfügung gestellt haben. Ein besonderer Dank geht dabei an Frau Zimmermann, mit der ich die gesamte Kommunikation rund um diesen Bericht abgewickelt habe.